大事なデータ、1か所だけに保存していませんか？バックアップの基本を知っておこう
ある日突然、パソコンが起動しなくなった。出先でUSBをなくした。そんなとき、「データをバックアップしておけばよかった」と悔やんでも、残念ながら失ったデータは簡単には戻りません。
実は、こうしたトラブルは決して珍しいことではなく、個人の方はもちろん、小規模な事業者の方でも日常的に起きています。今回は、難しい話を抜きにして、バックアップの考え方の基本をわかりやすくお伝えします。
■ なぜ「1か所だけ」では危ないのか
パソコンのハードディスクは、精密な機械部品でできており、突然故障することがあります。また、USBメモリは持ち運びができる便利なアイテムですが、それゆえに紛失や水濡れのリスクもあります。こうした機器に「唯一のデータ」が入っていると、トラブルが起きた瞬間にすべてを失うことになります。
たとえば、取引先との契約書や見積書、顧客情報、長年積み上げてきた売上データなど、業務に欠かせないファイルが一瞬で消えてしまうと、業務の再開にも大きな支障が出ます。「うちは小さな会社だから大丈夫」と思いがちですが、むしろ人手や予算が限られる小規模事業者こそ、データ消失のダメージは深刻です。
■ バックアップの基本「3-2-1ルール」とは
バックアップの世界でよく知られている考え方に「3-2-1ルール」があります。
・データのコピーを合計3つ持つ
・2種類の異なるメディア（機器）に保存する
・1つは別の場所（クラウドや遠隔地）に置く
具体的には、パソコン本体に保存しているデータを、外付けHDDにもコピーし、さらにGoogleドライブやOneDriveといったクラウドストレージにも保存しておく、というイメージです。
これにより、パソコンが壊れても外付けHDDとクラウドにデータが残り、外付けHDDがなくてもクラウドから取り出せる、という二重三重の備えができます。
■ 今日から始められる3つのポイント
1. 重要なファイルはクラウドにも保存する習慣をつける
GoogleドライブやOneDriveは無料の容量から使い始められます。まずは特に大切なフォルダだけでも、クラウドへの保存を習慣にしましょう。
2. 外付けHDDへの定期バックアップを設定する
手動での保存は忘れがちです。Windowsの「バックアップと復元」やMacの「Time Machine」といった自動バックアップ機能を活用すると、手間なく継続できます。
3. バックアップが「本当に取れているか」を時々確認する
バックアップを設定したつもりでも、実際にはエラーで保存されていなかったというケースもあります。定期的にファイルを開いて確認する習慣も大切です。
■ まずは現状の確認から
「今の自社のデータ管理が正しいか不安」「バックアップの仕組みを整えたい」という方は、ぜひ一度ご相談ください。現状をヒアリングしたうえで、規模や業種に合った方法をご提案いたします。難しい知識がなくても大丈夫です。一緒に、安心できる環境を整えていきましょう。