「なんとなく使えている」が、実は一番もったいない状態かもしれません
WordもExcelも、毎日のように開いているのに「なんとなく使えている気がするけど、どこか自信がない」という感覚をお持ちの方は、意外にも多くいらっしゃいます。むしろ、まったく使ったことがない方よりも、中途半端に使いこなせている方のほうが、損をしているケースがあるのをご存知でしょうか。
今回は、そんな「なんとなく使える」状態から一歩踏み出すだけで仕事の効率がどう変わるのか、具体的なポイントとあわせてお伝えします。
■ 自己流のまま使い続けると何が起きる？
たとえば、Wordで文字位置を合わせるとき、Enterキーやスペースキーで調整している方はいませんか？その方法でも一応は見た目が整いますが、文章を少し修正するたびにレイアウトが崩れ、また直して…という繰り返しになりがちです。Excelでも、セルの結合を多用したり、計算式を毎回ゼロから調べてコピペしたりと、じつは遠回りな操作をしていることは珍しくありません。
こうした「自己流」は、最初はそれほど時間がかからないように感じます。ところが積み重なると、1日の中でかなりの時間と手間が失われていきます。
■ 「ちょっとした基礎」で変わる3つのこと
まず1つ目は「操作のスピード」です。よく使う機能のショートカットや、正しいレイアウト設定を覚えるだけで、同じ作業にかかる時間がぐっと短くなります。
2つ目は「仕上がりのきれいさ」です。Wordの段落設定やスタイル機能、Excelのセル書式を正しく使うと、手間をかけなくても見た目が整った資料が作れるようになります。取引先や上司に提出する書類の印象も変わってきます。
3つ目は「ミスの減少」です。自己流の操作は、自分でも気づかないうちにミスを生みやすい構造になっていることがあります。正しい手順を知ることで、そもそもミスが起きにくい作り方ができるようになります。
■ 「教えてもらったことがなかっただけ」で大丈夫
WordやExcelが自己流になるのは、使いながら覚えてきた方がほとんどだから、ある意味で当然のことです。学校や職場で体系的に教わる機会がなかっただけで、理解力や能力の問題ではありません。
PCコンシェルジュ Sail On（セイル・オン）では、「できない方向け」の一から教える教室だけでなく、「使っているけど自己流が不安」「もう少し効率よく使いたい」という方の個別相談にも対応しています。業務内容に合わせて、実際に使っている書類や作業をもとにご説明することができますので、習ったことがすぐ実務に活かせます。
ちょっとした疑問でも、まずはお気軽にホームページのお問い合わせフォームやLINE公式アカウントからご相談ください。
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